Замолвим слово о номенклатуре дел

Кадровикам как никому другому известно, какое огромное количество документов создается в организации: это и локальные нормативные акты, и организационно-распорядительные документы, и по учету кадров. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделю или месяц), часть просто можно не найти. Систематизировать документы не только отдела кадров, но и всей организации поможет номенклатура дел. Немногие работодатели ее разрабатывают, а зря - она пригодится работодателю, в частности, при трудовом споре. О том, как составить данный документ и что учесть при его разработке, расскажем в данной статье.

Определение номенклатуры дел дано в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" <1> - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Аналогичное определение содержится в Основных правилах работы архивов организации (далее - Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4.1).

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Зачем нужна номенклатура дел?

Статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" на организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями. Напомним такие перечни:

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Полагаем, что невозможна сохранность документов, если не организовано их хранение. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать. Это и помогает сделать номенклатура дел - она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и базовым учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 3.4.3 Правил).

Примечание. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Кроме этого, известны факты, когда суды вставали на сторону работодателя, принимая во внимание наличие и оформление номенклатуры дел. Так, судебная коллегия рассматривала жалобу Х. на ранее состоявшееся решение суда об отказе Х. во взыскании с работодателя оплаты сверхурочных работ и работы в ночное время. Х. считал, что ему полагается такая оплата, так как по журналу приема-передачи смен видно, что у него были переработки сверхурочно и работа ночью. Судебная коллегия дала оценку представленному Х. журналу приема-передачи смен и пришла к выводу о том, что указанный журнал не может быть принят в качестве доказательства, поскольку не соответствует требованиям относимости и допустимости доказательств (на предприятии отсутствует индекс номенклатуры дел N 18-15, не сшит и не удостоверен организацией-работодателем). Поэтому в удовлетворении жалобы Х. было отказано, а решение ранее состоявшегося суда оставлено без изменения (Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.08.2012 по делу N 33-3441/2012).

Виды номенклатур дел

В соответствии с п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел:

- типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);

- примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

- индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Обратите внимание! Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Кроме того, различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную - номенклатуру дел всей организации. Последняя оформляется на общем бланке организации по форме Приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (Приложение 8 к Правилам). Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (п. 3.4.6 Правил), а после структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Правила составления номенклатуры дел

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации, и руководствоваться:

- уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях;

- номенклатурой дел организации за прошлый год;

- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;

- типовыми и примерными номенклатурами дел.

Немного остановимся на типовых номенклатурах, которые скорее актуальны для организаций, финансируемых из различных уровней бюджета. Например:

- Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008;

- Примерная номенклатура дел таможни утверждена Приказом ГТК России от 01.11.2002 N 1160;

- номенклатура дел Рособразования утверждена Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371;

- Примерная номенклатура в учреждениях дополнительного образования детей направлена для применения Письмом Минобразования России от 29.09.2000 N 711/28-16.

Вопрос: Кому поручить составление номенклатуры?

Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру. Основой для определения ее структуры является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре желательно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Зачем? Чтобы в случае нарушения сроков сдачи разработанной номенклатуры у работодателя была возможность привлечь работника, составляющего номенклатуру дел, к дисциплинарной ответственности.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, "02-03", где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

Примечание. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В процессе формирования и оформления дел заголовки дел могут уточняться.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Вопрос: В какое дело помещать штатное расписание - к приказам по основной деятельности?

Этот документ может быть помещен в дело, формируемое в службе делопроизводства, вместе с приказами по основной деятельности. Обычно отдел кадров получает штатное расписание в копии. Но этот отдел со штатным расписанием работает постоянно, поэтому возможно его выделение в отдельное дело с заголовком "Штатное расписание и изменения к нему. Копии".

В графе 3 номенклатуры указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

По общему правилу дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см (п. 3.5.3 Правил). Если в течение года создается большое количество документов, необходимо сформировать новый том. При этом в графе 3 номенклатуры нужно отметить крайние даты документов каждого тома. Запись будет выглядеть следующим образом: "Т. 1. 09.01 - 10.06.2012", "Т. 2. 11.06 - 30.12.2012".

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

К сведению. Экспертная комиссия (ЦЭК, ЭК) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.